Comment voter par correspondance pour l’assemblée générale de votre copropriété ?

Dès novembre 2018, la loi ELAN (Evolution du Logement, de l’Aménagement et du Numérique) avait énoncé le principe du vote par correspondance. Puis des textes d’application en ont défini les modalités et ce fut le 2 juillet 2020 que le modèle du formulaire de vote est paru. Depuis le 3 juillet, le vote par correspondance en Assemblée Générale est donc devenu possible.

Le formulaire de vote

Désormais, vous recevez le formulaire de vote par correspondance joint à votre convocation à l’assemblée générale. Il se présente sous la forme d’un tableau où chaque question inscrite à l’ordre du jour de l’AG doit y figurer. Les espaces sont prévus afin de permettre au copropriétaire de voter.

Le vote se fait avant la tenue de l’assemblée générale

Le formulaire doit être retourné par le copropriétaire au syndic au plus tard 3 jours francs avant la date de l’AG. Même si le courrier recommandé est à privilégier, le formulaire peut aussi être adressé par un simple courriel au syndic. Il sera alors considéré comme reçu à la date de l’envoi du courriel.    

Le copropriétaire est inscrit sur la feuille de présence

La feuille de présence de l’assemblée doit mentionner l’identité et l’adresse des copropriétaires ayant voté par correspondance ainsi que la date de réception du formulaire par le syndic.

Le procès-verbal tient compte des votes par correspondance

Le procès-verbal, à l’endroit où il précise sous l’intitulé de chaque question le résultat du vote, inclut les votes par correspondance.

Cependant, si une résolution évolue en cours d’AG, les votants par correspondance sont considérés comme « défaillants » (c’est-à-dire comme des copropriétaires absents ou non représentés) et comptés comme tels dans le procès-verbal avec la mention de leur identité, de leur adresse et le nombre de voix des votants par correspondance.   

Par ailleurs, si le votant par correspondance est finalement présent ou représenté à l’assemblée, le formulaire doit être écarté.

A noter que, dans le cadre de la crise sanitaire, l’ordonnance du 20 mai 2020 permet aux syndics, par dérogation jusqu’au 31 janvier 2021, de prévoir des assemblées générales sans présence physique des copropriétaires, uniquement avec des votes par correspondance.