Les modalités pour le report des assemblées générales en copropriété

La crise sanitaire du COVID 19 et la déclaration de l’état d’urgence qui s’en est suivie, ont entrainé l’impossibilité pour les syndics d’assurer les Assemblées Générales pendant cette période* et donc de renouveler leur mandat auprès des copropriétaires.

Trois ordonnances successives du 25 mars 2020, du 22 avril 2020 et du 20 mai 2020 ont organisé la continuité de l’administration des immeubles.

Les mandats de syndic sont prolongés

Les contrats de syndic qui devaient expirer entre le 12 mars 2020 et le 23 juillet 2020 sont automatiquement renouvelés dans les mêmes termes, jusqu’au nouveau contrat de syndic désigné lors de la prochaine assemblée générale des copropriétaires.

La rémunération du contrat temporairement renouvelé est donc prévue comme devant être identique aux conditions du contrat initial, au prorata de la durée du renouvellement.

Les mandats des conseils syndicaux sont aussi prolongés

Faute de réunion des Assemblées Générales, les conseils syndicaux dont les mandats devaient expirer entre le 12 mars et le 23 juillet 2020, sont prolongés jusqu’à la prochaine Assemblée Générale.

La convocation des Assemblées Générales

Les Assemblées Générales de copropriété qui n’ont pu se tenir depuis le 12 mars doivent être à nouveau convoquées ou (re)convoquées, suivant le cas, pour se tenir impérativement avant le 31 janvier 2021.

La convocation adressée aux copropriétaires doit comprendre l’ensemble des documents annexes mêmes si ceux-ci avaient pu déjà être envoyés lors d’une première convocation annulée.

Les préconisations sanitaires actuelles

Si les rassemblements doivent encore être évités, certaines réunions impératives, limitées à 10 personnes, peuvent se tenir telles que des réunions de conseils syndicaux, des visites d’immeuble ou des réunions de vérification de comptes. Encore faut-il que la capacité d’accueil des salles permette de répartir les participants suffisamment éloignés les uns des autres.  

Les règles de sécurité sanitaire doivent alors être scrupuleusement respectées par chacun sous la responsabilité du gestionnaire qui devra veiller à la bonne mise en application des gestes barrières, de la distanciation sociale et des préconisations liées à l’activité de gestion immobilière (stylos à usage unique, documents qui ne circulent pas entre les participants…).

Les Assemblées Générales dématérialisées

L’ordonnance du 20 mai 2020 ouvre la possibilité de tenir des assemblées générales dématérialisées, notamment par visioconférence ou audioconférence, à partir du 1^er juin 2020 et ce, jusqu’au 31 janvier 2021. En cas d’impossibilité de réaliser une visio/audioconférence,  les décisions des copropriétaires pourront être prises avec un vote par correspondance. Quelle que soit la solution retenue,  celle-ci devra garantir l’identification des copropriétaires, la transmission de leur voix, ainsi que la retransmission continue et simultanée des délibérations.  Cette option demande donc des moyens technologiques très précis et performants.

* Seules les toutes petites copropriétés qui correspondent à des Assemblées Générales de moins de 10 personnes ont pu être envisagées depuis le 11 mai tout en respectant les préconisations sanitaires.